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P.V. de la réunion du C.E. du 23 novembre 2009

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PROCES VERBAL N° 3

REUNION DU C.E. DU 23 NOVEMBRE 2009

Présents : M.M. J. Vanderheyden, R. Roman, J.P. Simon, E. Vanderheyden, G. Carmeliet.

Mr Roman, Vice-président ouvre la séance à 20h45.

Correspondance in : Les feuilles de tous les matchs joués, jusque et y compris la 4ème journée, ont toutes été rentrées dans les délais.

Correspondance out : Le premier relevé de compte a été envoyé par le trésorier à tous les clubs.

********

-Le P.V. de la réunion du C.E. du 09 novembre 2009 est approuvé.

-M. J.P. Simon a examiné les feuilles des matchs joués jusqu’au 25 octobre et en a comptabilisé les amendes. Les montants de celles-ci seront réclamés aux clubs lors du prochain relevé de compte.

Petit rappel des infractions le plus souvent constatées :

-Ordre numérique des joueurs ;

-Indication du capitaine (CAP) ;

-Les montants repris sur le Tableau des Tarifs et Amendes (T.T.A.) sera à nouveau examiné et mis à jour lors d’une prochaine réunion et ensuite transmis aux cercles.

-La procédure du remboursement des frais de téléphone des membres du C.E. (hors secrétaire) est mise au point. Ceux-ci pourront se faire rembourser ces frais sur simple demande pour un maximum de 5 €/mois et au moyen de pièces justificatives si ceux-ci dépassent ce montant.

-Sur base de photos des modèles proposés, le choix des polos pour les arbitres est effectué et M. Carmeliet prendra contact avec la firme New Tech’Style pour les régler les détails de la commande. Le modèle choisi est le K330 (gris avec manches noires) à 16,42 € (T.T.C.)

-L’appel aux clubs et arbitres pour trouver des candidats susceptibles de venir renforcer le Comité n’ayant abouti sur aucun résultat positif, M. Carmeliet prendra à ce sujet des contacts plus ciblés avec certaines personnes.

-Vérification des comptes

Il était prévu que MM. Alexandre Sandron (ASUB) et Achraf Abdelkhalak (B.C.A.B.) viennent, avant la réunion, effectuer la vérification des comptes du Groupement pour la saison 2008/2009. Le comité a constaté que M. Sandron était seul pour effectuer le travail et a regretté l’absence, sans aucune justification, de M. Abdelkhalak. Celle-ci pose au Groupement un problème statutaire. En effet, l’article 30 de nos statuts stipule clairement que la tenue des comptes du trésorier doit être vérifiée par deux vérificateurs aux comptes. Deux options étaient alors possibles, soit prendre un nouveau rendez-vous avec un autre vérificateur encore à désigner, ce qui était l’avis de M. Simon (respect des statuts) mais pas celui du trésorier (perte de temps puisque comptes déjà vérifiés très minutieusement) ou alors, et c’est la solution proposée, vu le sérieux et le professionnalisme avec lequel la vérification a été effectuée par M. Alexandre Sandron, demander à tous les clubs, une décharge écrite signée par chaque secrétaire et président, déclarant que, pour la saison 2008/2009 l’examen des comptes par un seul vérificateur était suffisant et qu’aucune réclamation à ce sujet ne pourra encore être introduite par la suite. M. Carmeliet établira ce document et le transmettra à chaque secrétaire de club pour signatures. Si tous les clubs sont d’accord avec cette procédure et renvoient le document signé, les comptes pourront alors être approuvés par l’A.G.O. de fin de saison 2010. Dans le cas contraire, un nouveau vérificateur aux comptes devra être désigné. Si son avis est similaire à celui de M. Sandron, pas de problème pour l’approbation des comptes lors de l’A.G.O. de fin de saison mais si son avis est différent, une A.G.E. devra être convoquée pour déterminer la suite à donner à cette affaire.

L’avis de M. Sandron, le seul vérificateur présent est le suivant :

« Les comptes de la saison 2008/2009 du Groupement ont été tenus de façon correcte et régulière bien que quelques petites imperfections y ont été constatées. Quelques conseils professionnels ont été donnés à ce sujet au trésorier afin que ceux-ci soient dans l’avenir mieux détaillés et présentent plus de clarté. Il y a également dans les comptes une facture de l’assurance Vivium datée de novembre 2008 mais relative à la couverture des membres pour la période du 01/01/2007 au 31/12/2007. M. Sandron voudrait que l’on soit certain que cette facture n’a pas été payée deux fois, chose qu’il n’a pas su vérifier vu que les comptes de l’année 2007 n’étaient pas sur place. M. Vanderheyden allait vérifier cela et en informera le comité lors de la prochaine réunion.

Suite à une petite réserve au sujet du déséquilibre entre le montant total des assurances facturé aux clubs et celui payé à l’assurance, M. Sandron n’a par contre pas approuvé le budget présenté par le trésorier pour la saison 2009/2010. Une procédure réglant ce problème a été mise au point pour la saison prochaine. »

Vu l’embarras dans lequel M. Abdelkhalak a mis le Groupement, l’amende statutaire sera infligée à son club, le B.C.A.B.

Séance clôturée à 22h30.

Prochaine réunion du C.E. le lundi 14/12/09 à 20h00 au club house du R.S.N.B. au n° 170 de la chaussée de Vilvorde à 1120 N.O.H.

Le secrétaire

G. Carmeliet

 

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P.V. de la réunion du C.E. du 09 novembre 2009

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PROCES VERBAL DE LA REUNION DU C.E.

DU 09 NOVEMBRE 2009

Présents : M.M. J. Vanderheyden, R. Roman, J.P. Simon, E. Vanderheyden, G. Carmeliet.

Mr Roman, Vice-président ouvre la séance à 20h00 précise.

Correspondance in : Les feuilles de tous les matchs joués, jusque et y compris la première journée des matchs de Coupes (week-end du 23 au 25/10/09) ainsi que les listes « à jour » des membres de chaque club ont toutes été rentrées dans les délais.

Correspondance out : Lettre du 30/10/2009 envoyée à l’assurance Vivium pour leur transmettre les listes manquantes de nos membres à assurer (y compris les arbitres) et leur demander, entre autres, les quelques renseignements suivants :

-demande de copies des conditions générales afin de savoir comment nos membres sont couverts ;

-possibilité d’assurer nos membres pour une année sportive (de septembre à juin) au lieu d’une année civile (du 1er janvier au 31 décembre) comme c’est le cas actuellement ;

-demande de documents originaux à remplir par les victimes en cas de blessures ;

-la visite médicale est-elle obligatoire ou non pour être correctement assuré ?

-renseignements relatifs à certaines factures ;

********

-Le P.V. de la réunion du C.E. du 05 octobre 2009 est approuvé.

-Le P.V. de l’A.G.E. du 26/10/09 est approuvé par les membres du comité C.E. mais devra encore être approuvé par les secrétaires des clubs lors d’une prochaine Assemblée Générale.

-M. Jean-Paul Simon est désigné par le C.E. pour contrôler les feuilles de matchs et appliquer des amendes si des infractions y sont constatées.

Un petit rappel de quelques règles de base :

-Le club visité doit donner au marqueur la possibilité d’écrire dans au moins deux couleurs différentes. Si il n’y a qu’une seule couleur de stylo à bille à disposition, le marqueur doit le signaler à l’arbitre qui l’indiquera sur la feuille de match.

-Le marqueur doit commencer à inscrire les points marqués et les fautes commises dans une autre couleur que celle qui a servi au remplissage des noms et des numéros des joueurs et ensuite appliquer l’alternance ou le changement de couleur pour les périodes suivantes;

-C’est le club visité qui doit remplir tous les renseignements relatifs au match dans la partie supérieure de la feuille (n° de match, division, date, heure + équipes sur certaines feuilles).

-Chaque club inscrit ses joueurs par ordre numérique croissant figurant sur le maillot (4 à 29)

-Contrairement à ce qu’il avait signalé lors de l’A.G.E. du 21 septembre, le secrétaire, Ghislain Carmeliet, souhaite quand même être indemnisé comme repris dans l’art. 13 des statuts du Groupement. Le C.E. est d’accord pour lui attribuer la somme de cinquante euros (50 €) par mois et ce durant 10 mois par an, de septembre à juin. Ce montant comprend l’établissement du calendrier, la transmission des informations aux clubs (anciennement la rédaction du B.T.), ces deux postes étant normalement rétribués à part d’après nos statuts, les frais de téléphone ainsi que les frais de déplacement et de présence aux réunions.

-Le problème du droit de vote du secrétaire sera présenté aux représentants des clubs lors d’une prochaine Assemblée Générale et il leur sera demandé leur accord pour une modification du 2ème alinéa de l’article 5 de nos statuts à ce sujet.

-L’achat de polos avec un écusson au nom du G.B.B.C.T. pour les arbitres qui officient dans notre Groupement est décidé sous réserve du prix et de la qualité du produit. Le choix de l’écusson est fait et G. Carmeliet reprendra contact avec la firme New Tech’Style pour connaître les différents modèles proposés et leurs prix.

-Pour diverses raisons la vérification des comptes de la saison dernière n’a pas encore pu avoir lieu. M. Eric Vanderheyden (trésorier) a maintenant pris rendez-vous à cet effet avec MM. Alexandre Sandron (ASUB) et Achraf Abdelkhalak (B.C.A.B.) tous deux désignés vérificateurs, pour le lundi 23 novembre à 19h00 à la Brasserie des Sports, 300 chaussée de Bruxelles à 1190 Forest. Ils rendront leur avis au C.E. qui se réunit ce même jour, à 20h00 au même endroit et le Comité décidera alors si on attend l’A.G.O. de mai 2010 pour approbation ou s’il faut convoquer une A.G.E.

-Le tarif des frais et amendes encourus lors de la comparution d’un membre devant le C.A.D. est passé en revue et sera rajouté au Tableau des Tarifs et Amendes qui sera actualisé lors d’une prochaine réunion et ensuite transmis aux cercles.

-Un rappel de la procédure à suivre après exclusion et comparution d’un membre est fait également. En résumé, dès que la sanction est signifiée au joueur incriminé, celui-ci devra signer un document actant qu’il a pris connaissance de la décision du C.A.D. et, en cas de suspension, les dates de celle-ci et les numéros des matchs concernés seront indiqués.

Après la réunion le secrétaire du C.A.D. envoie son rapport au secrétaire du C.E. qui publiera la décision (uniquement la qualification des faits et la peine encourue) dans un P.V. du C.E.

-Nos comités étant très réduits pour l’instant, un appel est lancé aux volontaires des clubs et aux arbitres pour venir nous rejoindre. Tant pour le C.E. (en moyenne une réunion, le lundi, tous les quinze jours) que pour le C.A.D. (réunion uniquement après une exclusion).

Séance clôturée à 22h06.

Prochaine réunion du C.E. le lundi 23/11/09 à 20h00 à la Brasserie des Sports à Forest.

Le secrétaire

G. Carmeliet

 

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P.V. de la réunion du C.E. du 05 octobre 2009

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PROCES VERBAL DE LA REUNION DU C.E.

DU 05 OCTOBRE 2009

Présents : M.M. R. Roman, J.P. Simon, E. Vanderheyden, G. Carmeliet.

Correspondance in : Feuille des matchs n° 1, 2, 3 et R2 ; AVIA-licences Hansen, Hermignies et Hoofd ; ASUB O.S.- licence Van Boxem.

Remises de matchs : Pris note remise du match R1 – Royal 1865/ASUB Tennis (réserves). Ce match est déplacé au dimanche 18/10 à 11h00. De ce fait, le match n° 9 - R.S.N.B./ASUB Tennis (premières) prévu pour ce même jour est avancé d’une demi-heure et débutera donc à 09h30.

-Pris note de la remise des matchs n°s 15 et R5 – ASUB Tennis / R. AVIA B.C. (premières et réserves). Ces matchs prévus pour le 20/11/09 sont déplacés au vendredi 05/03/2010 à 19h30 et à 21h00.

-Pris note de l’inversion des matchs de coupe BT1 et BT5 – ASUB Tennis/Electrabel. Le match BT5 – Electrabel/ASUB Tennis se jouera donc le dimanche 25/10 à 09h30. Suite à cela, le match BT2 – R.S.N.B./ASUB O.S. programmé pour la même date est reculé d’une heure et débutera donc à 11h00. Le match BT1 – ASUB Tennis/Electrabel se jouera lui le vendredi 04/12 à 20h00.

Pour rappel, deux conditions pour qu’un match puisse se remettre : Il faut l’accord des deux équipes et le secrétaire du Groupement doit être prévenu au moins 72 heure à l’avance afin qu’il puisse prévenir le convocateur des arbitres.

************

M. Roman, Vice-président, ouvre la séance.

-PV A.G.E. du 21/09/09 – Quelques modifications mineures sont apportées au P.V. avant que celui-ci ne soit approuvé. Une copie du P.V. approuvé sera envoyée à toutes les personnes concernées.

-Malgré l’envoi d’une convocation écrite, le Président F. Rodrigues n’est pas présent à la séance pour faire connaître ses intentions concernant la saison en cours. La proposition de le démettre de ses fonctions au sein du Groupement est approuvée par l’unanimité des membres du C.E. présents. Comme stipulé à l’article 12 de statuts, une nouvelle A.G.E. devra être convoquée afin de mettre les membres au courant des faits et raisons de cette décision et l’assemblée devra juger de la gravité de ceux-ci pour entériner ou non la décision du C.E. Cette A.G.E. aura lieu le lundi 26 octobre 2009 à 20h00 précise. Des convocations à cet effet seront envoyées aux membres concernés.

-Match n° 1 - B.C.A.B./Electrabel – Pris note de l’exclusion d’un joueur du B.C.A.B. La feuille de ce match est conservée par le Président du C.A.D.

-Calendrier : La proposition de calendrier envoyée aux secrétaires a reçu l’aval de ceux-ci et ce calendrier est donc adopté.

-Les licences envoyées la saison dernière au secrétariat du Groupement étant introuvables, les secrétaires des clubs sont priés d’en remplir des nouvelles en lieu et place de celles dont ils n’ont jamais reçu le volet « B » en retour. Aucun frais ne sera imputé aux clubs à cet effet et les joueurs concernés par ce cas sont bien sûr en ordre pour jouer.

-Le comité a examiné le budget proposé pour la saison 2009/2010 par notre trésorier M. Eric Vanderheyden et a émis quelques remarques à ce sujet. Le trésorier allait modifier son budget en conséquence et en faire une nouvelle version. Les comptes de la saison écoulée doivent maintenant être vérifiés par deux vérificateurs aux comptes. L’ASUB Tennis propose M. Alexandre Sandron et le B.C.A.B. propose M. Achraf Abdelkhalak. M. Eric Vanderheyden est prié de prendre contact avec ces 2 personnes afin de leur fixer un rendez-vous le plus rapidement possible de façon que l’on puisse profiter de l’A.G.E. du 26/10 pour approuver ou refuser les comptes.

-Julien Vanderheyden sera prévenu que le Groupement met fin à la location du local de l’avenue De Haveskercke à partir du 01/10/09.

-Vu le nombre limité de cercles, le montant pour la participation aux coupes est fixé à 15 € par cercle. Par ailleurs, le Groupement fait appel à la candidature des clubs pour l’organisation de la journée finale des Coupes. Celle-ci devrait avoir lieu au cours du mois d’avril 2010. Date exacte à fixer en accord avec le club organisateur.

-Comme le calendrier n’a pas été imprimé dans des carnets cette saison, les données administratives du Groupement et des différents cercles seront envoyées aux secrétaires. Ceux-ci sont priés de bien prendre note du numéro de leurs différents matchs à domicile afin qu’ils sachent le noter sur la feuille de match.

-Vu la longueur des déplacements à effectuer par certains membres du comité C.E. pour assister aux réunions bimensuelles, il a été décidé que celles-ci seraient tenues en alternance. Un mois au local du R.S.N.B./1865 et le mois suivant à la Brasserie des Sports, 300 chaussée de Bruxelles à 1190 Forest. Toutes les assemblées générales, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, seront néanmoins toujours tenues au local du R.S.N.B./1865 au n° 170 de la chaussée de Vilvorde à 1120 Neder Over Heembeek.

-Dès qu’il sera en possession de toutes les listes (à jour) des membres des clubs, le secrétaire transmettra à l’assurance Vivium la liste des personnes à assurer pour la saison 2009/2010.

-Le C.A.D. sera présidé par M. Eric Vanderheyden et sera composé de 3 arbitres (Mme Devry, MM. Jamar et Genet) et de 3 membres proposés par les cercles et faisant partie chacun du comité d’un différent club du Groupement. Les clubs devant désigner l’un des membres de leur comité à cet effet seront déterminés en fonction de leur non implication dans les affaires à juger.

Le secrétaire,

Ghislain Carmeliet

 

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